By: Comments off 2. Oktober 2018

Im Zusammenhang mit sog. Negativauskünften gibt es eine Problematik auf die wir näher eingehen wollen. Auskunftsanfragen von Kunden, Mandanten oder Geschäftspartnern zu beantworten sind die Fälle, die viele unter dem Stichwort „Auskunftsersuchen“ verbuchen. In anderen Fällen sind die Betroffenen, die Auskunft erbitten, den Unternehmen jedoch nicht bekannt. Man kann dann jeweils mitteilen, dass man keine Daten über die Person habe. Denn die DSGVO sieht ausdrücklich vor, dass man bei nicht vorhandenen Daten eine Auskunft zu erteilen hat. Aber dies geht nach der DSGVO eigentlich gar nicht. Denn mit dem Auskunftsersuchen haben Sie als Unternehmen dann ja personenbezogene Daten des Betroffenen erhalten. Und es kommt noch besser. Denn genau genommen ist nun wegen dieser Datenverarbeitung auch eine Information zum Datenschutz an den Betroffenen nach Art. 13 DSGVO zu erteilen.

Daher ist im Rahmen der Negativauskunft von Nichtkunden/-mandanten/-geschäftspartnern die Formulierung bei der Auskunftserteilung zu beachten. Es sollte die beschriebene Problematik in Ihrer Antwort aufgegriffen werden, bspw. mit der folgenden Formulierung:

„…mit Ausnahme der personenbezogenen Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrem Auskunftsersuchen mitgeteilt haben, …“.

Auch ein Hinweis zum Datenschutz sollte erfolgen, ggf. sind die Pflichtinformationen bei Ihrer Antwort mitzusenden.

Und dann müssen Sie, um Ihrer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO nachzukommen, sowohl das Auskunftsersuchen als auch die Antwort darauf speichern bzw. aufbewahren, bis eine etwaige Verletzung von Betroffenenrechten nach DSGVO, BDSG und OWiG nicht mehr möglich ist. Das wäre dann der Fall, wenn Verjährung eingetreten ist. Aus Art. 83 DSGVO und den Verweis auf das Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG) ergibt sich eine Verjährungsfrist von drei Jahren, welche beginnt, wenn die Auskunft gegenüber dem Betroffenen erteilt wurde. Diese Löschregelung können Sie im Auskunftsersuchen ebenfalls mitteilen.

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